Papierloses Büro – Schluss mit der Zettelwirtschaft!
Während es im privaten Bereich oftmals schon selbstverständlich ist, Fotos, Musik oder Filme digital zu verwalten, befinden wir uns im beruflichen Umfeld häufig noch im Papierkrieg. Dabei lässt sich ein papierloses Büro oder zumindest ein papierminimiertes Büro relativ einfach realisieren.
Warum ein papierloses Büro sinnvoll ist!
Wer im Büro auf die Zettelwirtschaft verzichtet, denkt oftmals an die Umwelt und den geringeren Ressourcenverbrauch und das ist auch sehr lobenswert. Doch nicht nur die Umwelt profitiert von papierlosen Büros. Denken wir an Kosten für Materialien und Druck können auch Unternehmen bares Geld sparen, benötigen weniger Raum für die Lagerung von Dokumenten und können ihre Produktivität enorm verbessern. Denn Arbeit wird mobiler und jeder kann von überall auf digital abgelegte Dokumente zugreifen.
Schritt für Schritt zum papierlosen oder papierminimierten Büro
1. Erfassen der Zettelwirtschaft
Wer sich auf dem Weg zu einem papierlosen Büro machen will, sollte wissen was das für seinen Betrieb bedeutet. Es müssen sämtliche Vorgänge erfasst werden, in denen Papier anfällt, gedruckt, bearbeitet oder verschickt wird und da kommt oftmals Einiges zusammen: Eingangsbelege, Urlaubsanträge, Präsentationen, Handouts, Buchhaltungsbelege, Prospekte, Meeting Materialien, Faxe und so weiter. Selbst Emails werden häufig ausgedruckt obwohl sie bereits digital erfasst sind.
2. Definition der künftig papierlosen Arbeitsbereiche
Es muss nicht gleich papierlos sein, vielleicht lässt sich ein papierminimiertes Büro zunächst eher realisieren. Definieren Sie den Grad des Papierverzichts. Sie wissen nun in welchem Umfang in den einzelnen Unternehmensbereichen Papier anfällt. Bestimmen Sie, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, welche Vorgänge Sie stufenweise digital erfassen werden. Wird erstmal ein papierminimiertes Büro praktiziert, ist der Weg zu einem papierlosen Büro gar nicht mehr so steinig.
3. Arbeitsumgebung anpassen
Damit ein papierloses Büro tatsächlich funktioniert, benötigen Sie entsprechende Tools. Welche Werkzeuge Sie unterstützend einsetzen sollten, hängt dabei von Ihrem Unternehmen, der Größe und vor allem der Vorgänge ab, welche digital erfasst werden sollen. Schaffen Sie sich eine digitale Arbeitsumgebung, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
4. Papierlos oder papierminimiert Arbeiten
Die Umstellung auf ein papierloses Büro, ist leider keine Aufgabe die kurz erledigt werden kann, sondern benötigt Zeit. Zeit, die alle Beteiligten benötigen um sich in ihrem Arbeitsalltag darauf einzulassen und Gewohnheiten umzustellen. Papierlos bzw. papierminimiert zu Arbeiten sollte dabei unbedingt von den Führungskräften vorgelebt werden. Zudem sollten alle die an der Veränderung beteiligt sind, informiert werden: Kunden, Lieferanten, Dienstleister, etc. Bitten Sie diese um eine digitale Rechnungstellung, Prospekte oder Mitteilung.
Das papierlose Büro braucht Zeit, Geduld und Verständnis
Wer ein papierloses Büro realisieren will, aber nicht auf die Kladde neben der Maus verzichten kann, muss dies auch nicht. Den Grad des Papierverzichts kann jeder für sich definieren.