Wäh­rend es im pri­va­ten Bereich oft­mals schon selbst­ver­ständ­lich ist, Fotos, Musik oder Filme digi­tal zu ver­wal­ten, befin­den wir uns im beruf­li­chen Umfeld häu­fig noch im Papier­krieg. Dabei lässt sich ein papier­lo­ses Büro oder zumin­dest ein papier­mi­ni­mier­tes Büro rela­tiv ein­fach realisieren.

Warum ein papier­lo­ses Büro sinn­voll ist!

Wer im Büro auf die Zet­tel­wirt­schaft ver­zich­tet, denkt oft­mals an die Umwelt und den gerin­ge­ren Res­sour­cen­ver­brauch und das ist auch sehr lobens­wert. Doch nicht nur die Umwelt pro­fi­tiert von papier­lo­sen Büros. Den­ken wir an Kos­ten für Mate­ria­lien und Druck kön­nen auch Unter­neh­men bares Geld spa­ren, benö­ti­gen weni­ger Raum für die Lage­rung von Doku­men­ten und kön­nen ihre Pro­duk­ti­vi­tät enorm ver­bes­sern. Denn Arbeit wird mobi­ler und jeder kann von über­all auf digi­tal abge­legte Doku­mente zugreifen.

Schritt für Schritt zum papier­lo­sen oder papier­mi­ni­mier­ten Büro

  1. Erfas­sen der Zettelwirtschaft

Wer sich auf dem Weg zu einem papier­lo­sen Büro machen will, sollte wis­sen was das für sei­nen Betrieb bedeu­tet. Es müs­sen sämt­li­che Vor­gänge erfasst wer­den, in denen Papier anfällt, gedruckt, bear­bei­tet oder ver­schickt wird und da kommt oft­mals Eini­ges zusam­men: Ein­gangs­be­lege, Urlaubs­an­träge, Prä­sen­ta­tio­nen, Han­douts, Buch­hal­tungs­be­lege, Pro­spekte, Mee­ting Mate­ria­lien, Faxe und so wei­ter. Selbst Emails wer­den häu­fig aus­ge­druckt obwohl sie bereits digi­tal erfasst sind.

  1. Defi­ni­tion der künf­tig papier­lo­sen Arbeitsbereiche

Es muss nicht gleich papier­los sein, viel­leicht lässt sich ein papier­mi­ni­mier­tes Büro zunächst eher rea­li­sie­ren. Defi­nie­ren Sie den Grad des Papier­ver­zichts. Sie wis­sen nun in wel­chem Umfang in den ein­zel­nen Unter­neh­mens­be­rei­chen Papier anfällt. Bestim­men Sie, gemein­sam mit Ihren Mit­ar­bei­tern, wel­che Vor­gänge Sie stu­fen­weise digi­tal erfas­sen wer­den. Wird erst­mal ein papier­mi­ni­mier­tes Büro prak­ti­ziert, ist der Weg zu einem papier­lo­sen Büro gar nicht mehr so steinig.

  1. Arbeits­um­ge­bung anpassen

Damit ein papier­lo­ses Büro tat­säch­lich funk­tio­niert, benö­ti­gen Sie ent­spre­chende Tools. Wel­che Werk­zeuge Sie unter­stüt­zend ein­set­zen soll­ten, hängt dabei von Ihrem Unter­neh­men, der Größe und vor allem der Vor­gänge ab, wel­che digi­tal erfasst wer­den sol­len. Schaf­fen Sie sich eine digi­tale Arbeits­um­ge­bung, die genau auf Ihre Bedürf­nisse zuge­schnit­ten ist.

  1. Papier­los oder papier­mi­ni­miert Arbeiten

Die Umstel­lung auf ein papier­lo­ses Büro, ist lei­der keine Auf­gabe die kurz erle­digt wer­den kann, son­dern benö­tigt Zeit. Zeit, die alle Betei­lig­ten benö­ti­gen um sich in ihrem Arbeits­all­tag dar­auf ein­zu­las­sen und Gewohn­hei­ten umzu­stel­len. Papier­los bzw. papier­mi­ni­miert zu Arbei­ten sollte dabei unbe­dingt von den Füh­rungs­kräf­ten vor­ge­lebt wer­den. Zudem soll­ten alle die an der Ver­än­de­rung betei­ligt sind, infor­miert wer­den: Kun­den, Lie­fe­ran­ten, Dienst­leis­ter, etc. Bit­ten Sie diese um eine digi­tale Rech­nung­stel­lung, Pro­spekte oder Mitteilung.

Das papier­lose Büro braucht Zeit, Geduld und Verständnis

Wer ein papier­lo­ses Büro rea­li­sie­ren will, aber nicht auf die Kladde neben der Maus ver­zich­ten kann, muss dies auch nicht. Den Grad des Papier­ver­zichts kann jeder für sich definieren.

Cor­porte Social Responsi­bi­lity (CSR), Diver­sity, Employer Bran­ding, Cor­po­rate Volun­tee­ring… der Anglizismen-Dschungel nach­hal­ti­gen Wirt­schaf­tens ist schier unend­lich. Kein Wun­der, dass Unter­neh­men die sich erst­mals mit der The­ma­tik aus­ein­an­der­set­zen häu­fig abge­schreckt sind und nicht wis­sen wie und wo sie star­ten sollen.

Der CSR-Check zeigt rele­van­ten Handlungsbedarf

Ganz ohne Fach­kennt­nisse und Angli­zis­men zeigt der Check den unter­neh­me­ri­schen Status-Quo in Sachen Nach­hal­tig­keit. Viele Unter­neh­men unter­stüt­zen gemein­nüt­zige Zwe­cke durch Geld­spen­den oder auf ande­ren Wegen. Wenn jedoch das Nach­hal­tig­keits­en­ga­ge­ment ganz­heit­lich aus­ge­legt wer­den soll, wis­sen sie oft­mals nicht wo sie eigent­lich ste­hen oder womit sie anfan­gen sol­len. Der CSR-Check ver­schafft hier Abhilfe! Er zeigt sys­te­ma­tisch auf wo ein Unter­neh­men in den Hand­lungs­fel­dern Umwelt, Lie­fer­kette, Arbeits­welt, Gesell­schaft, Markt und Manage­ment steht und ver­deut­licht ent­spre­chen­den Handlungsbedarf.

Es gibt viel zu tun, doch womit fängt man an?

Nicht jeder Nach­hal­tig­keits­as­pekt hat für jedes Unter­neh­men die glei­che Bedeu­tung, die wirk­lich rele­van­ten her­aus­zu­pi­cken ist da gar nicht so leicht. Auch hier­bei kann der Check Unter­stüt­zung lie­fern. Alle Aspekte, wie z.B. Ener­gie­ver­brauch, Umwelt– und Sozi­al­stan­dards inner­halb der Lie­fer­kette, betrieb­li­ches Mit­ar­bei­te­r­en­ga­ge­ment und Arbeits­ge­be­rat­trak­ti­vi­tät wer­den hin­sicht­lich ihrer Rele­vanz bewer­tet. Ver­schie­dene Indi­ka­to­ren geben über­dies Aus­kunft dar­über in wel­chem Umfang rele­vante Aspekte in einem Unter­neh­men berück­sich­tigt wer­den. Hier­durch kann nicht nur eine Aus­sage dar­über getrof­fen wer­den ob bei­spiels­weise der Aspekt Ener­gie­ver­brauch eine hohe oder nied­rige Bedeu­tung für ein Unter­neh­men hat, son­dern ob es zu die­sem Aspekt not­wen­di­gen Hand­lungs­be­darf gibt.

Was nach viel Arbeit klingt, dau­ert gerade mal 30 Minuten!

Unter­neh­men die Ihren Status-Quo in Sachen Nach­hal­tig­keit auf den Prüf­stand stel­len wol­len, bear­bei­ten einen ent­spre­chen­den Fra­gen­ka­ta­log zu ver­schie­de­nen Indi­ka­to­ren nach­hal­ti­gen Wirt­schaf­tens. Über ein Indikatoren-Modell wer­den die Anga­ben der Unter­neh­men sys­te­ma­tisch ana­ly­siert und bewer­tet, so dass der unter­neh­me­ri­sche Status-Quo am Ende als Bericht aus­ge­ge­ben wer­den kann. Die­ser ent­hält die ent­spre­chende Rele­vanz, sowie den Hand­lungs­be­darf der ein­zel­nen Aspekte und indi­vi­du­elle Nachhaltigkeits-Tipps, mit denen die Arbeit in den Hand­lungs­fel­dern Umwelt, Lie­fer­kette, Arbeits­welt, Gesell­schaft, Markt und Manage­ment schritt­weise ver­bes­sert wer­den kann.

Hier geht’s zum Check!

Eine zukunfts­fä­hige Aus­rich­tung von Unter­neh­men bedingt eine Aus­ein­an­der­set­zung mit den Vor­stel­lun­gen und Erwar­tun­gen der Sta­ke­hol­der. Ein kon­struk­ti­ver Aus­tausch mit sei­nen Sta­ke­hol­dern kann in die­sem Zusam­men­hang  kom­plexe Nachhaltigkeits-Fragen beantworten.

Woher kommt der Sta­ke­hol­der Management-Ansatz?

Der Sta­ke­hol­der Management-Ansatz ent­wi­ckelte sich aus den Defi­zi­ten her­aus, die der klas­si­sche Shareholder-Ansatz mit sich brachte. Hier­nach wer­den in der Unter­neh­mens­füh­rung ledig­lich die Inter­es­sen der Anteils­eig­ner berück­sich­tigt. Doch da Unter­neh­men, die nach dem Shareholder-Ansatz han­deln, lang­fris­tig kaum über­le­bens­fä­hig sind, hat sich ein Management-Ansatz eta­bliert, der die Inter­es­sen sämt­li­cher Anspruchs­grup­pen eines Unter­neh­mens berück­sich­tigt – der Sta­ke­hol­der Management-Ansatz.

Der Begriff Sta­ke­hol­der beinhal­tet viele unter­schied­li­che Inter­es­sen­grup­pen, die sich zum Teil inner­halb eines Unter­neh­mens befin­den (Mit­ar­bei­ter, Füh­rungs­kräfte und Eigen­tü­mer), aber dar­über hin­aus auch externe Grup­pen (Kun­den, Lie­fe­ran­ten, Gläu­bi­ger, Gesell­schaft, Umwelt, Staat, Medien und NGOs) umfasst. Eine enge Ein­bin­dung der eige­nen Sta­ke­hol­der, sowie der sys­te­ma­ti­sche Dia­log mit die­sen, ist wich­ti­ger denn je und für viele Unter­neh­men ein lang­fris­ti­ges Erfolgskriterium.

Doch woher weiß ich, wer meine Sta­ke­hol­der sind?

Eine engere Bezie­hung zu den Sta­ke­hol­dern kann zum einen eine höhere Akzep­tanz in der Gesell­schaft mit sich brin­gen,  zum ande­ren aber auch die Leis­tungs­fä­hig­keit eines Unter­neh­mens ver­bes­sern. Doch wich­tig hier­bei ist, dass die wesent­li­chen Inter­es­sen­grup­pen zunächst iden­ti­fi­ziert und die Rele­vanz der jewei­li­gen Grup­pen bewer­tet wer­den. Die Iden­ti­fi­zie­rung und Bewer­tung der Sta­ke­hol­der kann aber nicht durch die Geschäfts­füh­rung allein gesche­hen. Es sollte eine Arbeits­gruppe gebil­det wer­den, die alle Unter­neh­mens­be­rei­che und damit auch sämt­li­che Blick­win­kel des Unter­neh­mens abdeckt. Meis­tens denkt jeder an sei­nen eige­nen Funk­ti­ons­be­reich, wes­halb auch häu­fig nur die Sta­ke­hol­der inner­halb die­ses Funk­ti­ons­be­rei­ches in den Kopf kom­men. Durch eine funk­ti­ons­über­grei­fende Arbeits­gruppe wird letzt­end­lich das Risiko, einen rele­van­ten Sta­ke­hol­der zu ver­ges­sen minimiert.

Eine Rele­vanz­ana­lyse hilft dabei die Sta­ke­hol­der zu bewerten

Nach­dem, die für ein Unter­neh­men rele­van­ten Sta­ke­hol­der iden­ti­fi­ziert wur­den, müs­sen diese hin­sicht­lich ihrer Rele­vanz bewer­tet wer­den. Da es nur schwer mög­lich ist, jedem Sta­ke­hol­der die glei­che Auf­merk­sam­keit zukom­men zu las­sen, sollte her­aus­ge­ar­bei­tet wer­den, wel­chen Ein­fluss das Unter­neh­men auf die jewei­li­gen Grup­pen hat, aber auch wel­chen Ein­fluss die ein­zel­nen Sta­ke­hol­der auf das Unter­neh­men aus­üben kön­nen. Dadurch zeigt sich wel­chen Sta­ke­hol­dern eine beson­ders starke Auf­merk­sam­keit zukom­men sollte – die auch bei der Ent­wick­lung einer Nach­hal­tig­keits­stra­te­gie zwin­gend berück­sich­tigt wer­den müssen.

In den Dia­log treten

Wer nun seine Sta­ke­hol­der kennt und sich auch über die Wich­tig­keit der ein­zel­nen Inter­es­sen­grup­pen bewusst ist, sollte mit den rele­van­ten Sta­ke­hol­dern in einen Dia­log tre­ten. Dafür gibt es unter­schied­li­che Mög­lich­kei­ten. Einige Unter­neh­men nut­zen Social Media-Kanäle um die Bedürf­nisse ihrer Inter­es­sen­grup­pen zu erfah­ren und um sich mit ihnen aus­zu­tau­schen, andere set­zen auf einen klas­si­schen Stakeholder-Dialog.  Ein Stakeholder-Dialog ist dabei als Instru­ment zu ver­ste­hen und ein ein­ma­li­ges, struk­tu­rier­tes Gespräch zwi­schen einem Ver­tre­ter des Unter­neh­mens und der Anspruchs­grup­pen. Ziel eines Stakeholder-Dialogs sollte es sein, die Inter­es­sen­kon­stel­la­tio­nen der Sta­ke­hol­der zu ermit­teln sowie deren sub­jek­tive Wahr­neh­mung des Unter­neh­mens zu erhalten.Um einen sach­li­chen Aus­tausch durch­zu­füh­ren, aus dem sowohl das Unter­neh­men als auch die Sta­ke­hol­der einen Mehr­wert spü­ren, sollte der Dia­log durch eine unpar­tei­ische dritte Orga­ni­sa­tion durch­ge­führt und mode­riert wer­den. Stakeholder-Dialoge wer­den heute zum Teil auch als Event durch­ge­führt, bei dem sämt­li­che Inter­es­sen­grup­pen, gemein­sam mit den Unter­neh­mens­ver­tre­tern unter­schied­li­che The­men­be­rei­che bear­bei­ten, die das Unter­neh­men und deren zukünf­tige Ent­wick­lung betref­fen. Die Mög­lich­kei­ten um sich mit sei­nen Sta­ke­hol­dern aus­zu­tau­schen sind sehr vielfältig.

Ler­nen Sie Ihre Sta­ke­hol­der kennen!

Gerne unter­stüt­zen wir Sie beim Auf­bau eines sys­te­ma­ti­schen Sta­ke­hol­der Manage­ments — der Anfang könnte unser Stakeholder-Workshop sein. Spre­chen Sie uns gerne an!