Wäh­rend es im pri­va­ten Bereich oft­mals schon selbst­ver­ständ­lich ist, Fotos, Musik oder Filme digi­tal zu ver­wal­ten, befin­den wir uns im beruf­li­chen Umfeld häu­fig noch im Papier­krieg. Dabei lässt sich ein papier­lo­ses Büro oder zumin­dest ein papier­mi­ni­mier­tes Büro rela­tiv ein­fach realisieren.

Warum ein papier­lo­ses Büro sinn­voll ist!

Wer im Büro auf die Zet­tel­wirt­schaft ver­zich­tet, denkt oft­mals an die Umwelt und den gerin­ge­ren Res­sour­cen­ver­brauch und das ist auch sehr lobens­wert. Doch nicht nur die Umwelt pro­fi­tiert von papier­lo­sen Büros. Den­ken wir an Kos­ten für Mate­ria­lien und Druck kön­nen auch Unter­neh­men bares Geld spa­ren, benö­ti­gen weni­ger Raum für die Lage­rung von Doku­men­ten und kön­nen ihre Pro­duk­ti­vi­tät enorm ver­bes­sern. Denn Arbeit wird mobi­ler und jeder kann von über­all auf digi­tal abge­legte Doku­mente zugreifen.

Schritt für Schritt zum papier­lo­sen oder papier­mi­ni­mier­ten Büro

  1. Erfas­sen der Zettelwirtschaft

Wer sich auf dem Weg zu einem papier­lo­sen Büro machen will, sollte wis­sen was das für sei­nen Betrieb bedeu­tet. Es müs­sen sämt­li­che Vor­gänge erfasst wer­den, in denen Papier anfällt, gedruckt, bear­bei­tet oder ver­schickt wird und da kommt oft­mals Eini­ges zusam­men: Ein­gangs­be­lege, Urlaubs­an­träge, Prä­sen­ta­tio­nen, Han­douts, Buch­hal­tungs­be­lege, Pro­spekte, Mee­ting Mate­ria­lien, Faxe und so wei­ter. Selbst Emails wer­den häu­fig aus­ge­druckt obwohl sie bereits digi­tal erfasst sind.

  1. Defi­ni­tion der künf­tig papier­lo­sen Arbeitsbereiche

Es muss nicht gleich papier­los sein, viel­leicht lässt sich ein papier­mi­ni­mier­tes Büro zunächst eher rea­li­sie­ren. Defi­nie­ren Sie den Grad des Papier­ver­zichts. Sie wis­sen nun in wel­chem Umfang in den ein­zel­nen Unter­neh­mens­be­rei­chen Papier anfällt. Bestim­men Sie, gemein­sam mit Ihren Mit­ar­bei­tern, wel­che Vor­gänge Sie stu­fen­weise digi­tal erfas­sen wer­den. Wird erst­mal ein papier­mi­ni­mier­tes Büro prak­ti­ziert, ist der Weg zu einem papier­lo­sen Büro gar nicht mehr so steinig.

  1. Arbeits­um­ge­bung anpassen

Damit ein papier­lo­ses Büro tat­säch­lich funk­tio­niert, benö­ti­gen Sie ent­spre­chende Tools. Wel­che Werk­zeuge Sie unter­stüt­zend ein­set­zen soll­ten, hängt dabei von Ihrem Unter­neh­men, der Größe und vor allem der Vor­gänge ab, wel­che digi­tal erfasst wer­den sol­len. Schaf­fen Sie sich eine digi­tale Arbeits­um­ge­bung, die genau auf Ihre Bedürf­nisse zuge­schnit­ten ist.

  1. Papier­los oder papier­mi­ni­miert Arbeiten

Die Umstel­lung auf ein papier­lo­ses Büro, ist lei­der keine Auf­gabe die kurz erle­digt wer­den kann, son­dern benö­tigt Zeit. Zeit, die alle Betei­lig­ten benö­ti­gen um sich in ihrem Arbeits­all­tag dar­auf ein­zu­las­sen und Gewohn­hei­ten umzu­stel­len. Papier­los bzw. papier­mi­ni­miert zu Arbei­ten sollte dabei unbe­dingt von den Füh­rungs­kräf­ten vor­ge­lebt wer­den. Zudem soll­ten alle die an der Ver­än­de­rung betei­ligt sind, infor­miert wer­den: Kun­den, Lie­fe­ran­ten, Dienst­leis­ter, etc. Bit­ten Sie diese um eine digi­tale Rech­nung­stel­lung, Pro­spekte oder Mitteilung.

Das papier­lose Büro braucht Zeit, Geduld und Verständnis

Wer ein papier­lo­ses Büro rea­li­sie­ren will, aber nicht auf die Kladde neben der Maus ver­zich­ten kann, muss dies auch nicht. Den Grad des Papier­ver­zichts kann jeder für sich definieren.